Для организаций в различных сферах деятельности одной из критически важных задач является повышение производительности и сокращение трудозатрат, в том числе непроизводительного ручного труда. Исходя из наблюдений и изучения «фотографий» рабочего дня офисных сотрудников, наибольшую часть их времени занимает работа, связанная с рутинными задачами по подготовке документов. Это включает подготовку отчетов, актов, заявлений, запросов, писем и прочих типов документов. Работа с документами может занимать до 60% рабочего времени, что существенно, относительно выполнения других рабочих задач. Таким образом процессы, связанные с документооборотом, обоснованно являются ключевой областью анализа и внедрения организационных и информационных инструментов повышения эффективности.
Ведение документооборота является важной частью работы сотрудников практически в любом отделе, поскольку корректная работа с документацией способствует:
- обеспечению прозрачности деятельности организации;
- закреплению, хранению и передачи информации;
- контролю и обеспечению подтверждения выполнения задач;
- обеспечению подтверждения при решении спорных ситуаций.
Поэтому для каждого руководителя организации важной задачей является не только упрощение процесса подготовки документов, но и установление и своевременное обновление актуальных правил и шаблонов документов, обеспечение высокого уровня контроля с целью минимизации ошибок.
Подготовка и работа с документами — это часть большого процесса - документооборота. Данный процесс включает движение потока документов организации с момента их создания до уничтожения по истечению срока хранения. Процесс состоит из создания, обработки, передачи, хранения, актуализации и уничтожения (утилизации) документов.
Первым этапом в процессе является создание документа. На этот этап сотрудники тратят большую часть времени, поскольку данный подпроцесс включает такие задачи, как проработку структуры документа, поиск необходимых требований к оформлению и шаблоны, корректное составление документа, согласование, доработку по этапам согласования, подписание, и только после этого документ может быть использован в работе.
После создания документ проходит этапы утверждения и согласования, если у руководства и/или заинтересованных лиц есть замечания, документ дорабатывается и направляется на повторное согласование.
После утверждения ответственный сотрудник направляет оригинал документа на хранение в архив и направляет электронные копии заинтересованным сторонам. Каждые полгода сотрудник проверяет актуальность данных в документе. Если данные актуальны, ничего не происходит, если нет — создается новый документ или дополнительное распоряжение о внесении изменений в существующий.
В архиве документ находится до истечения срока хранения, после чего его утилизируют.
Исходя из приведенной схемы можно сделать вывод, что подпроцесс подготовки документов является одним из наиболее трудозатратных и важных этапов, поскольку без корректно и точно сформированного содержания невозможно донести информацию, ради которой создается документ.
Перед тем, как подробно разобрать подпроцесс подготовки документов, необходимо определить важность всего процесса документооборота.
Документооборот важен для многих областей деятельности организаций, таких как бухгалтерская, финансовая, коммерческая, административная и прочая. Целью процесса служит точность передачи информации между участниками какого-либо бизнес-процесса, а также ускорение решения задач и повышения качества и эффективности работы. Документооборот делят на виды, в зависимости от сферы деятельности: кадровый, производственный, административно-хозяйственный, управленческий, бухгалтерский.
Ни одна организация не сможет существовать без документооборота, поскольку без него не могут быть обеспечены ключевые критерии эффективной работы предприятия, такие как:
1. Эффективная коммуникация
Вся важная информация передается в процессе документооборота. Без налаженной системы возрастает риск потери информации и смысловых недопониманий.
2. Ускорение принятия решений
При оперативном получении новых или обновленных данных сотрудники смогут быстро реагировать на изменения, что влияет на скорость принятия решений.
3. Минимизация ошибок
При налаженном процессе документооборота снижается количество ручного труда, что позволяет предотвратить возможные ошибки, допускаемые в документах.
4. Сокращение времени
Благодаря автоматизации, сотрудники, работающие с документами, меньше тратят времени на составление корректного отчета.
5. Соблюдение требований
Налаженный процесс помогает соблюдать требования контролирующих органов, связанных с хранением и передачей информации.
Для достижения цели, но при этом с существенной экономией времени все больше организаций переходит на электронный документооборот, ведь он позволяет упростить этапы документооборота, снизить количество допускаемых сотрудниками ошибок и минимизировать время на исполнение. Также многие системы имеют функционал для хранения и обновления шаблонов документов, а также полуавтоматическое заполнение.
Для того чтобы минимизировать время на подготовку документа и его оформление, многие компании стремятся использовать различные инструменты и средства, способные оптимизировать трудозатраты для достижения более эффективных результатов. Среди наиболее распространенных методов можно выделить:
- хранение шаблонов и локально-нормативных актов в единой папке на сетевом диске;
- использование пользователями уже сформированных шаблонов, хранящихся на персональном компьютере;
- поиск и использование шаблонов документов в онлайн ресурсах;
- использование конструкторов документов.
Каждый из перечисленных методов имеет свои преимущества и недостатки, представленные в Таблице 1.
Таблица 1. Матрица преимуществ и недостатков методов
Цифровой конструктор позволяет снизить время на подготовку документа, унифицировать основные типы подготавливаемых документов и ускорить процесс согласования.
Ярослав Олегович Зубов, к.э.н., доцент Кафедры бизнес-информатики Финансового университета при Правительстве РФ.
Степан Алексеевич Сергеев, ассистент Кафедры бизнес-информатики Финансового университета при Правительстве РФ.
Мария Сергеевна Федотова, ассистент Кафедры политологии Финансового университета при Правительстве РФ.
