Отдел архива

Основанием для предоставления ответов, справок (документов) является письменный запрос или запрос по электронной почте, подписанный заявителем.

В запросе в обязательном порядке указываются:

• для граждан - фамилия, имя, отчество, домашний почтовый адрес (полностью с индексом), паспортные данные (при необходимости), контактный телефон, цель получения справки;
• для юридических лиц - запрос оформляется на бланке организации, с указанием должности и подписью должностного лица; согласие субъекта персональных данных на получение персональных данных у третьих лиц (проведение проверочных мероприятий);
• интересующая тема: подтверждение образования (с указанием Ф.И.О. (точно как в дипломе), наименованием учебного учреждения (точно как в дипломе), года окончания учебного учреждения, регистрационного номера диплома; подлинность диплома (с приложением копии диплома); трудовой стаж - с указанием учебного учреждения, подразделения, должности, периода работы (к заявлению прикладывается копия трудовой книжки по указанному заявителем периоду); получение документа из личного дела о предыдущем образовании - в заявлении указывается Ф.И.О. (точно как в дипломе, при смене Ф.И.О. после окончания учебного учреждения прилагается документ подтверждающий данное событие), наименование учебного учреждения (точно как в дипломе), год окончания учебного учреждения, либо год отчисления из ВУЗа (с обязательным указанием об отчислении) и т. д.;
• форма получения информации (лично или по почте);
• дата заполнения, подпись.

1. К запросу должны быть приложены документы, связанные с темой запроса: копия трудовой книжки, диплома об образовании, свидетельства о браке и пр. документы. Наличие таких документов ускоряет процедуру архивного розыска и сокращает сроки ответа заявителю. Отсутствие обязательных документов, например свидетельства о смене фамилии/имени/отчества, является основанием для отказа в предоставлении архивной справки или возврата документа о предыдущем образовании.
2. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно предоставляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации, а именно согласие субъекта персональных данных (для государственных органов - подтверждение в запросе о наличии такого согласия в личном деле служащего) на получение персональной информации у третьих лиц (или согласие на проведение проверочных мероприятий в отношении сведений об образовании). Простое согласие субъекта на обработку его персональных данных не дает права нам (как образовательной организации) раскрывать персональную информацию третьим лицам. Согласие на получение персональных данных у третьих лиц для работодателей, Согласие на получение персональных данных у третьих лиц об образовании.

Архивные справки (выписки, копии и пр.), а также документы о предыдущем образовании при личном обращении в архив могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке.

Не рассматриваются обращения, поступившие в письменном и электронном виде с неполной информацией об отправителе или написанные неразборчиво, оформленные не по правилам, а также при отсутствии точного почтового адреса (без почтового индекса).

В Финансовом университете используется Система электронного документооборота (СЭД), в связи с этим при подготовке ответов на поступившие запросы невозможно заполнение сторонних шаблонов, форм и анкет, в том числе в электронных письмах.

Срок исполнения запроса в течение одного месяца со дня регистрации, в случаях, требующих особого розыска документов, время исполнения запроса может возрасти.

В запросах в обязательном порядке указывается название учебной организации на момент окончания, отчисления или увольнения с работы! 

Отдел архива Финансового университета не выдает дубликаты документов об образовании и справки об обучении (выдаваемые взамен академических справок, т.е. с дисциплинами и часами). Для восстановления утраченных документов и получения указанных справок необходимо обращаться в Отдел оформления документов об образовании Операционно-аналитического управления (тел. +7(499)5531064, 10-63, 10-65).

Также отдел архива не выдает справок о заработной плате, по этому вопросу необходимо обращаться в Управление бухгалтерского учета и отчетности (адрес: ул. Усиевича, д. 22, корп. 1, тел. +7(499)2772424).

В соответствии с законодательством Российской Федерации все справки и ответы на запросы исполняются на государственном языке - русском.

В Финансовом университете работает система электронного документооборота, в связи с этим, заполнение чужих форм, анкет и запросов запрещено, т.к. такие документы невозможно оформить по правилам и зарегистрировать в СЭД.

Заявления (запросы) на э/почту сотрудников не поступают. Все заявления регистрируются в системе электронного документооборота, поэтому должны быть направлены на э/почту Финансового университета: academy@fa.ru.