В современном мире автоматизация играет ключевую роль в эффективном управлении бизнес-процессами. В частности, в сфере логистики, где оперативность и точность данных имеют решающее значение для успешного функционирования компании, автоматизация системы бюджетного управления становится необходимостью. Представляемый дипломный проект посвящен разработке рекомендаций для автоматизированной системы бюджетного управления крупной логистической компании, а именно подсистеме согласования внутригрупповых операций между контрагентами внутри холдинга. В работе особое внимание уделяется теоретическим основам бюджетирования, системе бюджетирования в крупной логистической компании и разработаны рекомендаций по оптимизации согласования внутригрупповых операций, способствующих улучшению управленческих практик и повышению эффективности работы компании на рынке пассажирских и грузовых услуг.
Как отмечает ассистент кафедры бизнес-информатики Финансового университета Сергеев Степан Алексеевич, автоматизация бюджетного управления необходима при наличии повторяющихся операций, которые занимают время и ресурсы. Автоматизация позволяет упростить выполнение повторяющихся операций и сократить время, необходимое для их выполнения. Комплексная автоматизаций бюджетирования позволяет разработать финансовую модель организации. Планирование и контроль эффективности и ликвидности деятельности компании базируются на систематическом создании бюджетов. Весь процесс включает в себя следующие этапы:
1. Подготовка и утверждение прогнозов по деятельности каждого центра финансовой ответственности;
2. Совмещение бюджетов и установление ключевых показателей эффективности компании на бюджетный период;
3. Контроль исполнения бюджетов и достижения общих показателей эффективности;
4. Анализ отклонений и составление отчетов о выполнении бюджетов.
Помимо упрощения введения бюджетного управления, автоматизация данного управления позволяет решить следующие проблемы:
1. Разработка методологии, не учитывающей конкретные особенности настройки программного продукта и не применяемая к системе;
2. Отсутствие матрицы полномочий, определяющей отношения между организацией, ЦФО и бюджетом, и отсутствие формализованного порядка формирования отчетности в компании;
3. Отсутствие подробного плана функционального тестирования настроенной модели в системе.
Эксперт кафедры бизнес-информатики Финансового университета, кандидат экономических наук, доцент Зубов Ярослав Олегович считает, что наиболее эффективный подход называется параллельная модель разработки системы. Параллельная модель разработки автоматизированной системы бюджетирования предусматривает создание новой системы параллельно с существующей ручной системой. Таким образом, в то время, когда сотрудники продолжают использовать старую систему для бюджетирования, новая система разрабатывается и постепенно внедряется. Основные характеристики данной модели:
1. Постепенное развертывание: новая система разрабатывается и внедряется небольшими этапами, чтобы минимизировать риски и обеспечить бесперебойную работу. Постепенно функциональность старой системы переносится в новую, до тех пор, пока новая система не будет полностью заменять старую;
2. Ручная и автоматизированная работа параллельно: во время переходного периода сотрудники продолжают использовать ручную систему бюджетирования, тогда как разработка и тестирование новой системы идут параллельно. Это позволяет обеспечить функциональность и стабильность в работе, пока новая система не будет готова для полного внедрения;
3. Оценка и уточнение требований: в процессе разработки параллельной системы могут возникать новые требования или возникающие проблемы могут менять предыдущие требования. Важно обеспечить постоянную оценку и уточнение требований для новой системы, чтобы она соответствовала потребностям и целям организации;
4. Обучение пользователям: вместе с внедрением новой системы, необходимо предоставить обучение и поддержку пользователям, чтобы они научились правильно использовать новые функции и совершать бюджетные операции. Обучение обычно проводится параллельно с использованием старой и новой систем.
Преимущества параллельной модели включают:
- Плавный переход: Постепенное внедрение новой системы позволяет организации постепенно адаптироваться к изменениям и уменьшить риски сбоев;
- Высокая стабильность: поскольку старая система продолжает работать, организация может быть уверена, что задачи бюджетирования будут выполняться успешно во время переходного периода;
- Оперативность: сотрудники могут использовать новую систему параллельно с ручной, что позволяет сократить время и улучшить работу с бюджетированием; Однако, параллельная модель имеет и некоторые недостатки:
- Дублирование трудозатрат: разработка и поддержка обеих систем могут потребовать дополнительных ресурсов и времени, что может повлиять на бюджет и расписание проекта;
- Интеграция: перенос данных и функциональности из старой системы в новую может быть сложным и требовать дополнительной работы по интеграции;
- Потенциальные ошибки: параллельное использование двух систем может привести к возникновению ошибок в данных или недостоверной информации, поскольку требуется синхронизация между системами.
В целом, параллельная модель разработки системы бюджетирования позволяет организации постепенно перейти на новую автоматизированную систему, минимизируя риски и обеспечивая бесперебойную работу. Она требует хорошей планировки, оценки требований и обучения пользователей, чтобы обеспечить успешный и эффективный переход.
Бюджетирование является важным аспектом процесса управления организацией, а именно в части финансового планирования. Для построения автоматизированного бюджетного управления необходимо проработать методику бюджетного управления и методики автоматизации данного процесса.
