Эксперт кафедры бизнес-информатики Финансового университета, кандидат экономических наук, доцент Зубов Ярослав Олегович считает, что деятельность крупной организации в современном мире представляет собой сложный процесс, требующим реализации определенных стратегий и принятия решений, способствующих развитию компании. Одним из основополагающих факторов коммерческого успеха организации являются четко выстроенные и автоматизированные бизнес-процессы. Информационные технологии позволяют расширить возможности эффективного управления бизнес-процессами и предприятием в целом и помогают минимизировать затраты.
Учет ИТ-оборудования позволяет организации эффективно контролировать устройства, необходимые для выполнения своих задач сотрудникам компании и управлять им.
Основной целью учета ИТ-оборудования является оптимизация использования имеющихся ресурсов и ведении точной и полной документации о их состоянии, распоряжении и развитии на протяжении всего жененного цикла техники.
Жизненный цикл оборудования – это промежуток времени с момента введения техники в эксплуатацию и начала его использования до его утилизации и вывода из эксплуатации.
В современных реалиях, когда информационно-технологическая инфраструктура играет важную или даже решающую роль в успехе компании, контроль над ИТ-оборудованием стал крайне важной задачей. Учет ИТ-оборудования перерос из второстепенной задачи в стратегическое направление в бизнесе.
Он обеспечивает компанию необходимыми инструментами для выполнения рабочих задач, тем самым обеспечивает бесперебойное функционирование бизнеса.
Учет ИТ-оборудования является не банальным ведением документации, а динамическим процессом, нуждающимся в постоянном внимании и адаптивности со стороны компании.
Как отмечает ассистент кафедры бизнес-информатики Финансового университета Сергеев Степан Алексеевич, несмотря на то, что ведение учета ИТ-оборудования влечет за собой дополнительные издержки, они быстро окупаются из-за его достоинств. Ниже приведены два главных преимущества ведения учета ИТ-оборудования:
Повышение производительности.
Наличие единого источника, в котором отображена номенклатура всей техники, используемой в компании, ее конфигурации, местоположения, информация о владельце и прочие данные позволяет отслеживать необходимость изменений в ИТ-инфраструктуре.
Оптимизация использования ресурсов.
Учет ИТ-оборудования способствует рациональному использованию ресурсов, уменьшает риски и затраты. Информация о текущем состоянии и количестве техники постоянно обновляется, поэтому всегда находится в актуальном состоянии, что позволяет принимать эффективные решения при планировании бюджета и закупке устройств.
Для оптимизации процесса учета ИТ-оборудования, потребуется интегрировать в инфраструктуру компании программное обеспечение, позволяющее выполнять вышеописанные функции.
Далее рассмотрим наиболее популярные и распространенные программы.
MS Dynamics Axapta - программное средство, направленное на автоматизацию бизнес-процессов в организации от Microsoft.
Данное решение обладает широким функционалом для управления ИТ-оборудованием, финансами, закупками и иными аспектами компании.
Ключевыми пользователями MS Dynamics Axapta являются средние и чаще всего крупные предприятия. Обширный и мощный функционал программного средства позволяет наладить эффективное взаимодействие между отделами в организации. Программа позволяет улучшить оперативное управление и повысить производительность работы предприятия.
Основным преимуществом является возможность масштабирования решения и кастомизации функционала под конкретные потребности компании, а также возможность легкой интеграции с другими программными средствами, что позволяет обеспечить совместимость с уже налаженной инфраструктурой предприятия.
NAUMEN IT Asset Management - программное средство, от компании Naumen для управления ИТ-активами в организации.
- Рассматриваемое программное обеспечение включает в себя инструменты для учета и контроля использования ИТ-оборудования предприятия.
- Благодаря данному решению организации могут эффективно управлять своими IT-активами. Программное обеспечение позволяет автоматизировать процессы инвентаризации, учета и анализа активов для оптимизации расходов.
- Naumen ITAM обеспечивает централизованное управление всеми типами IT-оборудования, позволяет анализировать изменения в конфигурации устройств, использование оборудования, а также формировать отчеты.
Инфраменеджер ИТ-активы – программное обеспечение от одноименной компании, предназначенное для сбора, хранения, структурирования и анализа информации об ИТ-оборудовании в организации.
- Рассматриваемое программное обеспечение позволяет проводить инвентаризацию активов путем создания базы данных с ключевой информацией по каждому устройству.
- Позволяет отслеживать текущее состояние и конфигурацию оборудования.
- Позволяет формировать отчеты о состоянии ИТ-активов, использовании ресурсов, распределении бюджета на IT-инфраструктуру и других важных показателях.
Оптимизация процесса учета ИТ-оборудования в рассматриваемой организации положительно влияет не только на эффективность рабочей деятельности отделов закупки, бухгалтерии и технической поддержки, но и в целом на каждого сотрудника компании, кроме того, внедрение информационной системы для учета ИТ-оборудования позволяет экономить значительную часть бюджетных средств на закупку и обслуживание вычислительной техники
