Эксперт кафедры бизнес-информатики Финансового университета, кандидат экономических наук, доцент Зубов Ярослав Олегович считает, что современное общество постоянно совершенствуется, и внедрение новых технологий в различные сферы повседневной жизни делает ее более удобной и доступной для всех. Теперь для приобретения товаров или оплаты счетов затрачивается минимальное время, чем, когда – либо, ведь раньше люди тратили много времени на поездки и ожидание своей очереди. Множество необходимых процессов можно выполнить в онлайн – режиме всего за несколько минут. Данные изменения не могли не затронуть сферу административных услуг. На официальных сайтах государственных учреждений появляются порталы, на которых можно получить различные услуги, не выходя из дома. Процесс цифровизации проник во все области государственного управления и развивается в различных направлениях.
Основным развивающимся направлением в области государственного управления является предоставление административных услуг с помощью информационных технологий и улучшение информационно – технологической инфраструктуры для достижения этой цели.
Автоматизация административных процедур и использование грамотного предлагаемого решения позволит существенно упростить и ускорить процесс обмена данными между различными структурами государственных учреждений, снизить бюрократические издержки, улучшить качество обработки информации и повысить уровень прозрачности и ответственности в исполнении административных обязанностей. Автоматизация является ключевым инструментом, способствующим повышению эффективности и производительности работы сотрудников, увеличению объемов внутреннего документооборота и снижением затрат на человеческий труд. Благодаря автоматизации, процесс управления информацией, документацией и обращениями становится более простым и надежным, а сотрудники могут сконцентрироваться на ключевых аспектах своей деятельности, оперативно реагировать на изменения и разрабатывать более эффективные стратегии для быстрого и качественного выполнения задач.
Как отмечает ассистент кафедры бизнес-информатики Финансового университета Сергеев Степан Алексеевич, в современном мире автоматизация административных процедур становится неотъемлемой частью повседневной жизни. Она не только упрощает взаимодействие граждан с государственными структурами, но и значительно повышает эффективность работы учреждений. В рамках данного исследования мы рассмотрим технологии, применяемые при автоматизации административных процедур, с упором на электронный документооборот, погрузимся в мир инноваций и узнаем, как современные технологии делают нашу жизнь комфортнее и эффективнее.
Для обеспечения автоматизации процессов работы с документами в различных организациях в наше время использует специальные информационные системы электронного документооборота.
С помощью данных систем можно создавать автоматическое управление и контроль документов, а также улучшить трансфер данных документов между сотрудниками. Наиболее популярными и эффективными системами в настоящее время являются следующие:
Directum – облачная система управления документами, делопроизводством и введения договорной работы. При ее создании использовались COM, .NET и другие Интернет-технологии. Данная система предназначена для относительно небольших компаний, в которых состав работников составляет 50-200 сотрудников. Главными же функциями данной системы являются: конвертация документов, обеспечение долгосрочного и безопасного хранения документов в электронной форме, возможности обмена документами, возможность предоставления общего доступа к документам.
Elma – система для управления бизнес-процессами. В ее основе лежит концепция BPM и с помощью данной системы можно создавать специализированные под потребности клиента информационные системы. У Elma есть следующие функции: позволяет работать с различными форматами, например веб-документами, перевод в различные форматы, позволяет проводить гибкий поиск документов, поддержка настройки прав доступа, создание списка задач ко всем документам, хранение истории использования документа, автоматическая генерация документа по атрибутам.
Дело — это инновационное решение, которое значительно упрощает процессы документооборота через автоматизацию. С помощью данной системы можно настроить автоматизацию на любом уровне.
К основным функциям данной системы можно отнести: использование электронной цифровой подписи, перевод бумажных документов в электронный вид, внутренняя защита документов с помощью Secret Disk Server NG, своевременное уведомление пользователей, открытое API для встраивания в другие различные системы.
Данные системы являются наиболее продуктивными с точки зрения автоматизации процесса административных процедур в государственных учреждениях.
