О подразделении

​​​​​Архив Финансового университета создан для хранения документов Архивного фонда Москвы и законченных делопроизводством документов практического значения самого Финансового университета. Документы Архивного фонда Москвы - это те документы университета, которые имеют историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение и подлежат постоянному хранению в Центральном архиве города Москвы. До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах установленных федеральными законами сроков, хранятся в архиве Финансового университета.

В архиве также хранятся законченные делопроизводством документы постоянного хранения и документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений Финансового университета и организаций-предшественников, а также документы учебных организаций, присоединенных к университету: 

Институт повышения квалификации информационных работников (ИПКИР): Распоряжени​​​е Правительства Российской Федерации от 29.06.2011 №1122-р ​

Всероссийский заочный финансово-экономический институт (ВЗФЭИ): Распоряжение Правительства Российской Федерации от 22.11.2011 №2101-р 

Всероссийская государственная налоговая академия Министерства финансов Российской Федерации (ВГНА): Распоряжение Правительства Российской Федерации от 02.05.2012 № 677-р

Государственный университет Министерства финансов Российской Федерации (ГУМФ): Рспоряжение Правительства Российской Федерации от 02.05.2012 № 677-р 

По состоянию на 01.01.2020 года объем архивного фонда Финансового университета превысил 800 тыс. ед. хранения.

Для организации работ по формировании и функционированию архива Финансового университета в структуре Управления  делопроизводства и архива создано специальное подразделение Отдел архива.

Основными задачами отдела архива являются:

  • комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
  • учет и обеспечение сохранности документов, поступающих на хранение в архив;
  • создание научно-справочного аппарата к документам архива;
  • использование хранящихся в архиве документов;
  • подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Москвы, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России.

Одной из функций деятельности отдела архива также является работа по запросам организаций и частных лиц, в том числе по социально-правовым запросам граждан, выдача архивных справок, выписок и копий в соответствии с установленными правилами.

Порядок предоставления (пересылки) отделом архива Финансового университета официальных ответов на запросы организаций, архивных справок  и документов о предыдущем образовании

Основанием для предоставления ответов, справок (документов) является письменный запрос или запрос по электронной почте.

В запросе в обязательном порядке указываются:

  • для граждан - фамилия, имя, отчество, домашний почтовый адрес (полностью с индексом), паспортные данные (при необходимости), контактный телефон, цель получения справки;
  • для юридических лиц - запрос оформляется на бланке организации, с указанием должности и подписью должностного лица; согласие субъекта персональных данных на получение персональных данных у третьих лиц (проведение проверочных мероприятий);
  • интересующая тема: подтверждение образования (с указанием Ф.И.О. (точно как в дипломе), наименованием учебного учреждения (точно как в дипломе), года окончания учебного учреждения, регистрационного номера диплома; подлинность диплома (с приложением копии диплома); трудовой стаж - с указанием учебного учреждения, подразделения, должности, периода работы (к заявлению прикладывается копия трудовой книжки по указанному заявителем периоду);  получение документа из личного дела о предыдущем образовании - в заявлении указывается Ф.И.О. (точно как в дипломе, при смене Ф.И.О. после окончания учебного учреждения прилагается документ подтверждающий данное событие), наименование учебного учреждения (точно как в дипломе), год окончания учебного учреждения, либо год отчисления из ВУЗа (с обязательным указанием об отчислении) и т. д.; 
  • форма получения информации (лично или по почте);
  • дата заполнения, подпись.
  1. К запросу должны быть приложены документы, связанные с темой запроса: копия трудовой книжки, диплома об образовании, свидетельства о браке и пр. документы. Наличие таких документов ускоряет процедуру архивного розыска и сокращает сроки ответа заявителю. Отсутствие обязательных документов, например свидетельства о смене фамилии/имени/отчества, является основанием для отказа в предоставлении архивной справки или возврата документа о предыдущем образовании.
  2.  
  3. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно предоставляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации, а именно согласие субъекта персональных данных (для государственных органов - подтверждение в запросе о наличии такого согласия в личном деле служащего) на получение персональной информации у третьих лиц (или согласие на проведение проверочных мероприятий в отношении сведений об образовании). Простое согласие субъекта на обработку его персональных данных не дает права нам (как образовательной организации) раскрывать персональную информацию третьим лицам.Согласие на получение персональных данных у третьих лиц.docx
  4.  
  5. Архивные справки (выписки, копии и пр.), а также документы о предыдущем образовании при личном обращении в архив могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке.  ​​
Не рассматриваются обращения, поступившие в письменном и электронном виде с неполной информацией об отправителе или написанные неразборчиво, оформленные не по правилам, а также при отсутствии точного почтового адреса (без почтового индекса)
    Для получения информации о работе отдела  можно обратиться по тел. 8-(499)-943-98-70
    Почтовый адрес: 125993, Москва, ГСП-3, Ленинградский проспект, 49

    Все запросы на подтверждение документов об образовании или выдаче архивных справок, о получении документов о предыдущем образовании направляются в "одно окно":
    на адрес электронной почты Финансового университета:
    academy@fa.ru

    Данный э/адрес не является адресом отдела архива, поэтому за информацией о поступлении/не поступлении​ высланных запросов или заявлений следует обращаться в общий отдел: 8-(499)-943-98-55 (справочная)
Срок исполнения запросов в течение одного месяца со дня регистрации, в случаях, требующих особого розыска документов, время исполнения запроса может возрасти.